Handlingsoffentlighet
Informationshanteringsenheten ska upprätthålla en beskrivning av de informationslager och det ärenderegister som den förvaltar och publicera beskrivningen på organisationens webbplats, i den mån informationen inte är sekretessbelagd.
Dokumentbeskrivningen hjälper medborgaren att rikta sin informationsbegäran rätt och beskriver i vilken omfattning myndigheten behandlar information i anslutning till tjänsteproduktion eller ärendebehandling.
Abilitas dokumenteringssystem för elevvård
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Rektor för utbildningstjänster Ann-May Pitkäkangas, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: Behandling av personuppgifter görs för alla som kuratorerna träffar för att kunna fullfölja studerandevården samt fakturera kommunerna.
- Registrets datainnehåll: Information om studeranden: Studerandens grund- och personuppgifter (personbeteckning, namn, adress, telefonnummer mm.); Uppgifter om diskussion med kuratorer.
- Rätt att använda registret: Kuratorer
- Rätt till insyn: Den registrerade har rätt att se och granska sina egna uppgifter. Vårdnadshavaren för en minderårig kan också använda sin rättighet att granska uppgifterna. Person som vill granska sina registeruppgifter måste styrka sin identitet. Optimas rektorer besluter om förfarande vid granskning och utgivande av registrerade uppgifter. En skriftlig, undertecknad ansökan om rätt att få granska uppgifterna skickas till adress: Optima samkommun, Trädgårdsgatan 30, 68600 Jakobstad / samkommunen@optimaedu.fi
itsLearning
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Rektor för utbildningstjänster Ann-May Pitkäkangas, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: En digital plattform som möjliggör en aktiv växelverkan mellan läraren och studerande i handledningen och bedömningen. Möjlighet till individanpassat material som stöder den studerandes personliga studieplan.
- Registrets datainnehåll: Information om studeranden (namn, klass, e‑post, tfn); Uppgifter som hör ihop med prestationer i utbildningen. Studiematerial.
- Rätt att använda registret: Enligt personalens befattningsbeskrivningar i enlighet med tjänstemannabeslut. Studerande kan genom inloggning ta del av sina egna uppgifter.
- Rätt till insyn: Den registrerade kan själv granska sina egna uppgifter via inloggning.
Microsoft Active Directory och Office 365
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Rektor för utbildningstjänster Ann-May Pitkäkangas, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: Behandling av personuppgifter görs för användarkonton till Optimas olika datatjänster.
- Registrets datainnehåll: Personalens namn, användarnamn, telefonnummer, yrkestitel, epostadress. Studerandens namn, användarnamn, telefonnummer, grupp/klass, e‑postadress. Programmen i Office 365 används för olika syften, t.ex. Sharepoint (intranätet), Yammer (kommunikation), Outlook (kalender och epost), OneDrive (delning av filer och molntjänst), Teams (samarbetsapp)
- Rätt att använda registret: Enligt personalens befattningsbeskrivningar i enlighet med tjänstemannabeslut. Studerande kan genom inloggning ta del av sina egna uppgifter.
- Rätt till insyn: Den registrerade kan själv granska sina egna uppgifter via inloggning.
Primus-Wilma-Kurre
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Rektor för utbildningstjänster Ann-May Pitkäkangas, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: Administration och studieregistrering av Optimas studerande, studiearrangemang och ‑prestationer. informations- och kommunikationskanal mellan hem och skola. Schemaläggning.
- Registrets datainnehåll:
- Information om studeranden:
- Studerandens grund- och personuppgifter (personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, Wilmalösenord mm.)
- Foto
- Studerandes boende i studiebostäderna (adress, rum, garantiavgift, inflyttnings- och utflyttningsdatum mm)
- Vårdnadshavares namn- och kontaktuppgifter, Wilmalösenord
- Beslut gällande studerande (studieresor, specialundervisning mm.)
- Läroanstaltsuppgifter, tidigare och nuvarande studier samt ansökningsuppgifter
- Uppgifter gällande studierna (bl.a. läroanstalt, bransch, grupp, årskurs)
- Studietyp (avlägger examen, kombiexamen, läroavtal, arbetskraftspolitisk utbildning, specialstuderande, utbytesstuderande, avbrutit/avgått, utexaminerad m.fl.)
- Studerandes studieplan innehållande examensdelar samt delar (kurser) av examensdelarna, kursval, inlärning i arbete-perioder (LiA), yrkesprov, lärdomsprov och vitsord
- Dokument och uppgifter till grund för betyg, intyg och bedömning
- Studerandes lektionsanteckningar, bl.a. frånvaro
- Information om personalen: Lärarnas och personalens (namngivna grupper som kuratorer, skolhälsovårdare osv.) grund- och personuppgifter (personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, användarrättigheter, Wilma-lösenord osv.)
- Information om arbetslivsrepresentanter kring studierna: Handledare under LiA-perioder (namn, adress, e‑post, telefonnummer, arbetsplats)
- Information om studeranden:
- Rätt att använda registret: Enligt personalens befattningsbeskrivningar i enlighet med tjänstemannabeslut. Studerande kan genom inloggning ta del av sina egna uppgifter.
- Rätt till insyn: Studerande och vårdnadshavare till minderårig kan själv granska en stor del av de egna uppgifterna via inloggning. Den registrerade har även i övrigt rätt att se och granska sina egna uppgifter. Vårdnadshavaren för en minderårig kan också använda sin rättighet att granska uppgifterna. Person som vill granska sina registeruppgifter måste styrka sin identitet. Optimas rektorer besluter om förfarande vid granskning och utgivande av registrerade uppgifter. En skriftlig, undertecknad ansökan om rätt att få granska uppgifterna skickas till adress: Optima samkommun, Trädgårdsgatan 30, 68600 Jakobstad / samkommunen@optimaedu.fi
Tweb-ärende- och dokumenthanteringssystem och Valmu-tjänsteinnehavarbeslut
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Förvaltnings- och personalchef Mathias Kass, tfn 044 7215 399, mathias.kass@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter:
- Tweb:
- Postlista; registrering av dokument, ärende samt bilagor, sökfunktion.
- Diariet: diarieföring av dokument, ärende, sökfunktion
- Beredning av ärenden till styrelsen och stämman.
- Uppgörande av föredragningslistor och protokoll, sökfunktion.
- Dokumenthantering
- Elektroniskt arkivering.
- Valmu: Beredning och uppgörande av tjänsteinnehavarbeslut.
- Tweb:
- Registrets datainnehåll: Offentliga uppgifter i form av namn på initiativtagaren, beredaren föredragande och kontaktuppgifter, datum för handlingarnas ankomst, beredning och beslut samt ärendets innehåll och beslut. Samt Optimas övriga redovisande och styrande dokument. Sekretessbelagda uppgifter i form av uppgifter och handlingar som enligt offentlighetslagen är sekretessbelagda.
- Rätt att använda registret: Enligt personalens befattningsbeskrivningar i enlighet med tjänstemannabeslut.
- Rätt till insyn: Myndighetens handlingar är offentliga om de inte enligt lag är sekretessbelagda. Systemet har ett webbgränssnitt för offentlig sökning: https://optimaedu.fi/sv/om-oss/dokumentbank-dokumenttipankki/
Unit4 - Ekonomisystem
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Förvaltnings- och personalchef Mathias Kass, tfn 044 7215 399, mathias.kass@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: Ekonomisk planering, rapportering och uppföljning. Fakturacirkulation.
- Registrets datainnehåll: Kunder och leverantörer (företagets/personens namn, adress, kontonummer. Personal (namn, e‑post, kontonummer och användarnamn).
- Rätt att använda registret: Enligt personalens befattningsbeskrivningar i enlighet med tjänstemannabeslut.
- Rätt till insyn: Den registrerade har rätt att se och granska sina egna uppgifter. Person som vill granska sina registeruppgifter måste styrka sin identitet.
Webauto
- Kontaktperson i ärenden angående registret: Rektor för lärande Anna-Lena Forsman, tfn 044 7215 282, anna-lena.forsman@optimaedu.fi
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: Kundregister för chaufförsstuderande samt uppföljning av kompetenser som myndigheter fastställer.
- Registrets datainnehåll: Information om studeranden (namn, adress, telefonnummer, e‑postadress, personnummer, utbildning). Info om studieprestationer. Information om personal (namn, adress, telefonnummer, e‑postadress).
- Rätt att använda registret: Enligt personalens befattningsbeskrivningar i enlighet med tjänstemannabeslut. I praktiken endast trafiklärare och kundansvarig.
- Rätt till insyn: Den registrerade har rätt att se och granska sina egna uppgifter. I praktiken har den registrerade själv tillgång till all information lagrad.