Hoppa till innehåll

-

Hand­lingsof­fent­lig­het

Informationshanteringsenheten ska upprätthålla en beskrivning av de informationslager och det ärenderegister som den förvaltar och publicera beskrivningen på organisationens webbplats, i den mån informationen inte är sekretessbelagd.

Dokumentbeskrivningen hjälper medborgaren att rikta sin informationsbegäran rätt och beskriver i vilken omfattning myndigheten behandlar information i anslutning till tjänsteproduktion eller ärendebehandling.

Abilitas dokumenteringssystem för elevvård

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: Rek­tor för utbild­nings­tjäns­ter Ann-May Pit­kä­kang­as, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: Behand­ling av per­son­upp­gif­ter görs för alla som kura­to­rer­na träf­far för att kun­na full­föl­ja stu­de­ran­de­vår­den samt fak­tu­re­ra kommunerna.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Infor­ma­tion om stu­de­ran­den: Stu­de­ran­dens grund- och per­son­upp­gif­ter (per­son­be­teck­ning, namn, adress, tele­fon­num­mer mm.); Upp­gif­ter om dis­kus­sion med kuratorer.
  • Rätt att använ­da regist­ret: Kuratorer
  • Rätt till insyn: Den regi­stre­ra­de har rätt att se och grans­ka sina egna upp­gif­ter. Vård­nads­ha­va­ren för en min­derå­rig kan ock­så använ­da sin rät­tig­het att grans­ka upp­gif­ter­na. Per­son som vill grans­ka sina regis­ter­upp­gif­ter mås­te styr­ka sin iden­ti­tet. Opti­mas rek­to­rer beslu­ter om för­fa­ran­de vid gransk­ning och utgi­van­de av regi­stre­ra­de upp­gif­ter. En skrift­lig, under­teck­nad ansö­kan om rätt att få grans­ka upp­gif­ter­na skic­kas till adress: Opti­ma sam­kom­mun, Träd­gårds­ga­tan 30, 68600 Jakob­stad / samkommunen@optimaedu.fi

itsLearning

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: Rek­tor för utbild­nings­tjäns­ter Ann-May Pit­kä­kang­as, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: En digi­tal platt­form som möj­lig­gör en aktiv väx­el­ver­kan mel­lan lära­ren och stu­de­ran­de i hand­led­ning­en och bedöm­ning­en. Möj­lig­het till indi­vi­dan­pas­sat mate­ri­al som stö­der den stu­de­ran­des per­son­li­ga studieplan.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Infor­ma­tion om stu­de­ran­den (namn, klass, e‑post, tfn); Upp­gif­ter som hör ihop med pre­sta­tio­ner i utbild­ning­en. Studiematerial.
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjäns­te­man­na­be­slut. Stu­de­ran­de kan genom inlogg­ning ta del av sina egna uppgifter.
  • Rätt till insyn: Den regi­stre­ra­de kan själv grans­ka sina egna upp­gif­ter via inloggning.

Microsoft Active Directory och Office 365

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: Rek­tor för utbild­nings­tjäns­ter Ann-May Pit­kä­kang­as, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: Behand­ling av per­son­upp­gif­ter görs för använ­dar­kon­ton till Opti­mas oli­ka datatjänster.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Per­so­na­lens namn, använ­dar­namn, tele­fon­num­mer, yrkes­ti­tel, epost­a­dress. Stu­de­ran­dens namn, använ­dar­namn, tele­fon­num­mer, grupp/klass, e‑postadress. Pro­gram­men i Office 365 används för oli­ka syf­ten, t.ex. Sha­re­point (intra­nä­tet), Yam­mer (kom­mu­ni­ka­tion), Out­look (kalen­der och epost), OneDri­ve (del­ning av filer och moln­tjänst), Teams (sam­ar­betsapp)
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjäns­te­man­na­be­slut. Stu­de­ran­de kan genom inlogg­ning ta del av sina egna uppgifter.
  • Rätt till insyn: Den regi­stre­ra­de kan själv grans­ka sina egna upp­gif­ter via inloggning.

Primus-Wilma-Kurre

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: Rek­tor för utbild­nings­tjäns­ter Ann-May Pit­kä­kang­as, tfn 044 7215 234, ann-may.pitkakangas@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: Admi­nist­ra­tion och stu­di­e­re­gi­stre­ring av Opti­mas stu­de­ran­de, stu­di­e­ar­range­mang och ‑pre­sta­tio­ner. infor­ma­tions- och kom­mu­ni­ka­tions­ka­nal mel­lan hem och sko­la. Schemaläggning.
  • Regist­rets data­in­ne­håll:
    • Infor­ma­tion om studeranden:
      • Stu­de­ran­dens grund- och per­son­upp­gif­ter (per­son­be­teck­ning, namn, adress, tele­fon­num­mer, Wil­ma­lö­senord mm.)
      • Foto
      • Stu­de­ran­des boen­de i stu­die­bo­stä­der­na (adress, rum, garan­ti­av­gift, inflytt­nings- och utflytt­nings­da­tum mm)
      • Vård­nads­ha­vares namn- och kon­takt­upp­gif­ter, Wilmalösenord
      • Beslut gäl­lan­de stu­de­ran­de (stu­di­e­re­sor, spe­ci­al­un­der­vis­ning mm.)
      • Läro­an­stalts­upp­gif­ter, tidi­ga­re och nuva­ran­de stu­di­er samt ansökningsuppgifter
      • Upp­gif­ter gäl­lan­de stu­di­er­na (bl.a. läro­an­stalt, bransch, grupp, årskurs)
      • Stu­di­e­typ (avläg­ger exa­men, kom­bi­ex­a­men, läro­av­tal, arbets­krafts­po­li­tisk utbild­ning, spe­ci­alstu­de­ran­de, utby­tesstu­de­ran­de, avbrutit/avgått, utex­a­mi­ne­rad m.fl.)
      • Stu­de­ran­des stu­die­plan inne­hål­lan­de exa­mens­de­lar samt delar (kur­ser) av exa­mens­de­lar­na, kur­sval, inlär­ning i arbe­te-peri­o­der (LiA), yrkes­prov, lär­doms­prov och vitsord
      • Doku­ment och upp­gif­ter till grund för betyg, intyg och bedömning
      • Stu­de­ran­des lek­tions­an­teck­ning­ar, bl.a. frånvaro
    • Infor­ma­tion om per­so­na­len: Lärar­nas och per­so­na­lens (namn­giv­na grup­per som kura­to­rer, skol­häl­so­vår­da­re osv.) grund- och per­son­upp­gif­ter (per­son­be­teck­ning, namn, adress, tele­fon­num­mer, använ­dar­rät­tig­he­ter, Wil­ma-lösenord osv.)
    • Infor­ma­tion om arbets­livs­re­pre­sen­tan­ter kring stu­di­er­na: Hand­le­da­re under LiA-peri­o­der (namn, adress, e‑post, tele­fon­num­mer, arbetsplats)
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjäns­te­man­na­be­slut. Stu­de­ran­de kan genom inlogg­ning ta del av sina egna uppgifter.
  • Rätt till insyn: Stu­de­ran­de och vård­nads­ha­va­re till min­derå­rig kan själv grans­ka en stor del av de egna upp­gif­ter­na via inlogg­ning. Den regi­stre­ra­de har även i övrigt rätt att se och grans­ka sina egna upp­gif­ter. Vård­nads­ha­va­ren för en min­derå­rig kan ock­så använ­da sin rät­tig­het att grans­ka upp­gif­ter­na. Per­son som vill grans­ka sina regis­ter­upp­gif­ter mås­te styr­ka sin iden­ti­tet. Opti­mas rek­to­rer beslu­ter om för­fa­ran­de vid gransk­ning och utgi­van­de av regi­stre­ra­de upp­gif­ter. En skrift­lig, under­teck­nad ansö­kan om rätt att få grans­ka upp­gif­ter­na skic­kas till adress: Opti­ma sam­kom­mun, Träd­gårds­ga­tan 30, 68600 Jakob­stad / samkommunen@optimaedu.fi

Tehden-Avoinna24h

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: Team­le­da­re Ann-Lou­i­se Streng­ell, tfn 044 7215 227, ann-louise.strengell@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: Behand­ling av per­son­upp­gif­ter görs för fak­tu­re­ring av kos­me­to­logsa­long­ens tjäns­ter och för trygg­het vid behandlingarna.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Kun­der­nas namn, adress, tele­fon­num­mer, e‑postadress, per­son­num­mer, hälsotillstånd.
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjäns­te­man­na­be­slut. Stu­de­ran­de under över­vak­ning av personal.
  • Rätt till insyn: Den regi­stre­ra­de har rätt att se och grans­ka sina egna upp­gif­ter. Per­son som vill grans­ka sina regis­ter­upp­gif­ter mås­te styr­ka sin identitet.

Tweb-ärende- och dokumenthanteringssystem och Valmu-tjänsteinnehavarbeslut

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: För­valt­nings- och per­so­nal­chef Mat­hi­as Kass, tfn 044 7215 399, mathias.kass@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av personuppgifter:
    • Tweb:
      • Post­lis­ta; regi­stre­ring av doku­ment, ären­de samt bila­gor, sökfunktion.
      • Dia­ri­et: dia­ri­e­fö­ring av doku­ment, ären­de, sökfunktion
      • Bered­ning av ären­den till sty­rel­sen och stämman.
      • Upp­gö­ran­de av före­drag­nings­lis­tor och pro­to­koll, sökfunktion.
      • Doku­menthan­te­ring
      • Elektro­niskt arkivering.
    • Val­mu: Bered­ning och upp­gö­ran­de av tjänsteinnehavarbeslut.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Offent­li­ga upp­gif­ter i form av namn på ini­ti­a­tiv­ta­ga­ren, bere­da­ren före­dra­gan­de och kon­takt­upp­gif­ter, datum för hand­ling­ar­nas ankomst, bered­ning och beslut samt ären­dets inne­håll och beslut. Samt Opti­mas övri­ga redo­vi­san­de och sty­ran­de doku­ment. Sek­re­tess­be­lag­da upp­gif­ter i form av upp­gif­ter och hand­ling­ar som enligt offent­lig­hets­la­gen är sekretessbelagda.
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjänstemannabeslut. 
  • Rätt till insyn: Myn­dig­he­tens hand­ling­ar är offent­li­ga om de inte enligt lag är sek­re­tess­be­lag­da. Syste­met har ett webb­gräns­snitt för offent­lig sök­ning: https://​opti​ma​e​du​.fi/​s​v​/​o​m​-​o​s​s​/​d​o​k​u​m​e​n​t​b​a​n​k​-​d​o​k​u​m​e​n​t​t​i​p​a​n​k​ki/

Unit4 - Ekonomisystem

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: För­valt­nings- och per­so­nal­chef Mat­hi­as Kass, tfn 044 7215 399, mathias.kass@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: Eko­no­misk pla­ne­ring, rap­por­te­ring och upp­följ­ning. Fakturacirkulation.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Kun­der och leve­ran­tö­rer (företagets/personens namn, adress, kon­to­num­mer. Per­so­nal (namn, e‑post, kon­to­num­mer och användarnamn).
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjänstemannabeslut. 
  • Rätt till insyn: Den regi­stre­ra­de har rätt att se och grans­ka sina egna upp­gif­ter. Per­son som vill grans­ka sina regis­ter­upp­gif­ter mås­te styr­ka sin identitet.

Webauto

  • Kon­takt­per­son i ären­den angå­en­de regist­ret: Rek­tor för läran­de Anna-Lena Fors­man, tfn 044 7215 282, anna-lena.forsman@optimaedu.fi
  • Ända­må­let med behand­ling­en av per­son­upp­gif­ter: Kund­re­gis­ter för chauf­förs­stu­de­ran­de samt upp­följ­ning av kom­pe­ten­ser som myn­dig­he­ter fastställer.
  • Regist­rets data­in­ne­håll: Infor­ma­tion om stu­de­ran­den (namn, adress, tele­fon­num­mer, e‑postadress, per­son­num­mer, utbild­ning). Info om stu­die­pre­sta­tio­ner. Infor­ma­tion om per­so­nal (namn, adress, tele­fon­num­mer, e‑postadress).
  • Rätt att använ­da regist­ret: Enligt per­so­na­lens befatt­nings­be­skriv­ning­ar i enlig­het med tjäns­te­man­na­be­slut. I prak­ti­ken endast tra­fiklä­ra­re och kurskoordinator.
  • Rätt till insyn: Den regi­stre­ra­de har rätt att se och grans­ka sina egna upp­gif­ter. I prak­ti­ken har den regi­stre­ra­de själv till­gång till all infor­ma­tion lagrad.