Beställning av betyg, intyg och infomaterial
En begäran om utlämnande av betyg, intyg och annat informationsmaterial kan framföras muntligt eller skriftligt. Den som begär uppgifter behöver inte motivera sin begäran och den kan framställas anonymt. För uppgifter som lämnas ut ur ett personregister bör dock ändamålet anges och villkor som ställts på användningen av uppgifterna skall uppfyllas. Personen som begärt uppgifterna skall ha rätt att spara och använda dem.
Beställning av betygskopior och intyg
Begäran som gäller bestyrkta kopior av examensbetyg, intyg över den studerandes kunnande och studieprestationsutdrag riktas till studiesekreterarna som tar upp de uppgifter som behövs. Bestyrkta kopior undertecknas av rektor för lärande och postas tillsammans med fakturan till mottagaren. I brådskande fall skickas dokumenten som krypterad e-post och de undertecknade dokumenten samt fakturan postas därefter till mottagaren.
Beställning av informationsmaterial
Beställning av informationsmaterial skickas i första hand till samkommunen@optimaedu.fi . Kanslisekreteraren eller förvaltningssekreteraren registrerar begäran och ser till att förfrågan når rätt mottagare. Begäran skickat till en anställd vid Optima skall styras vidare till registratur för registrering.
Svarstid
När Optima har tagit emot en beställning av informationsmaterial, ska den behandlas utan dröjsmål inom 2–4 veckor. Tiden varierar beroende på omfattningen av informationsmaterialet och tydlighet i begäran.
Den som bereder ärendet kan lämna ut uppgifter ur en handling som är under beredning. En enskild anställd har möjlighet att överföra beslutet om att lämna ut uppgifter till sin förman.
Det är möjligt att få en kopia av offentliga uppgifter i kommunens dataregister till exempel per e-post eller utskrivet på papper. Om sekretessbelagt material inte kan separeras från det övriga materialet
kan materialet inte lämnas ut. För att personuppgifter ska kunna lämnas ut förutsätts att mottagaren har rätt att använda uppgifterna.
Prislista
I princip är uppgifter ur offentliga handlingar avgiftsfria t.ex. då uppgifterna ges muntligen, handlingen läses eller kopieras hos Optima, en handling som lagrats elektroniskt sänds per e-post. Avgifterna måste vara skäliga eftersom de inte får äventyra offentlighetsprincipen.
Om det krävs särskilda åtgärder för att ta fram en uppgift eller handling, tas en fast grundavgift ut som baserar sig på hur krävande informationssökningen är.
Avgiftsbelagda dokument:
- 25 euro:
a) Kopia av examensbetyg och studieprestationsutdrag
b) Kopia av delexamensbetyg och studieprestationsutdrag
c) Kopia av delexamensbetyg och studieprestationsutdrag samt intyg över den studerandes kunnande
d) Kopia av intyg över den studerandes kunnande - 20 euro:
a) Kopia av studieprestationsutdrag - För höjning av godkänt vitsord som tidigare förts in i ett betyg tas en avgift på 150 euro
- För yrkesexamen tas en avgift på 250 euro/termin, dock högst 25 % av de genomsnittliga kostnaderna.
- För specialyrkesexamen tas en avgift på 400 euro/termin, dock högst 25 % av de genomsnittliga kostnaderna.
Tidigare studerande kan också granska och dela information om sina studier via Min Studieinfo-tjänsten (https://studieinfo.fi/oma-opintopolku/).
Avgift enligt hur krävande informationssökningen är: - Normal informationssökning (arbetstid under 2 tim.) 30,00 €
- Krävande informationssökning (arbetstid 2–5 tim.) 60,00 €
- Mycket krävande informationssökning (arbetstid > 5 tim.) 120,00 €
Om begäran gäller en brådskande informationssökning kan den graderade grundavgiften höjas till det dubbla.
Kopior: A4 svartvit 0,50 € / sida, färg 1,00 € / sida
A3 svartvit 0,80 € / sida, färg 1,50 € / sida
För utlämnande av informationsmaterial följs lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Lagens syfte är att säkerställa en enhetlig och kvalitativ hantering samt informationssäker behandling av myndigheternas informationsmaterial så att offentlighetsprincipen förverkligas. Om personen som begärt kopior av handlingarna själv hämtar dem från Studietorget kontrolleras personens identitet genom t.ex. id-kort/körkort. Om en annan person än mottagaren hämtar dokumenten ska fullmakt uppvisas.
Genom att följa lagstiftningen möjliggörs ett tryggt och effektivt utnyttjande av vårt informationsmaterial så att Optima i enlighet med god förvaltningssed kan sköta sina uppgifter och tillhandahålla tjänster på ett kvalitativt sätt och med gott resultat.
Optimas manual för utlämnande av informationsmaterial i sin helhet hittar ni här.